Gestire una riunione aziendale non è cosa semplice. Figuriamoci in smart working!
Sono fin troppi gli elementi da tenere in considerazione: i bisogni specifici di ogni singolo partecipante, la strutturazione del discorso, il prepararsi a gestire ogni singola obiezione, restare focalizzati sul raggiungimento dell’obiettivo.
Ad aiutarti i consigli dell’esperto Paul Clark, Senior Vice Presidente e Managing Director di Poly, secondo cui bisogna cercare la stessa dose di collaborazione online che stimoli l’impegno, la fiducia e la spontaneità tipiche delle riunioni svolte di persona.
Indire una riunione aziendale: le premesse
Come primo elemento, è fondamentale avere perfettamente chiaro il motivo per cui il gruppo di lavoro si riunisce. Qual è lo scopo per cui è stata indetta la riunione? Una volta definiti gli obiettivi, puoi passare all’organizzazione vera e propria.
Rendere interattivi i meeting online
Per quanto riguarda l’organizzazione, un’attività preliminare importante è dove si terrà la riunione, o meglio su quale piattaforma online. Proprio come se fosse possibile riunirsi attorno a un tavolo, è importante scegliere un ambiente virtuale che spinga verso l’uguaglianza e in cui ogni partecipante si senta libero di dire la sua. A tal fine, devi prevedere la collaborazione e la condivisione di documenti e schermate, così da consentire a tutti di lavorare su idee in gruppo e in tempo reale.
Utilizzare tecnologie di facile integrazione
La compatibilità tecnologica può rappresentare un problema per comunicare con clienti, partner o chiunque altro al di fuori dell’organizzazione. Non tutti useranno la stessa configurazione di video conference, quindi devi assicurarti che la piattaforma scelta sia di facile integrazione con la gamma di tecnologie esistenti.
Consigli pratici
Qualità video e audio rappresentano altri importanti requisiti da non sottovalutare: sono fondamentali per assicurare discussioni mirate.
Altro consiglio organizzativo: stabilisci un tempo di inizio e di fine per la riunione. In questo modo tranquillizzerai tutti i presenti sull’orario della conclusione. Ma soprattutto, devi avere perfettamente chiaro chi parteciperà alla riunione.
Essere produttivi ovunque
Ricordati di raccogliere il feedback da ogni singolo partecipante. Questo è il momento in cui sono i tuoi collaboratori a dover parlare, raccontando le loro perplessità, i dubbi, oppure offrire delle soluzioni.
Infine, ma non per importanza, stimola all’azione. Sempre!