Esistono una serie di strumenti organizzativi che, se utilizzati correttamente, possono aiutare a gestire i carichi di lavoro e consentire all’organizzazione e all’imprenditore di rimanere focalizzati sul raggiungimento dei propri obiettivi.
Tra i molteplici strumenti esistenti vi sono gli standard internazionali per la costruzione di sistemi di gestione, nati proprio con lo scopo di guidare l’imprenditore nell’organizzazione della sua azienda. Tra gli standard più noti vi sono, ad esempio:
lo standard di gestione della qualità (ISO 9001) che mira a favorire l’efficientamento del lavoro e la riduzione degli sprechi;
lo standard di gestione ambientale (ISO 14001) che mira a ridurre gli impatti ambientali e ad una maggiore sostenibilità;
lo standard di salute e sicurezza (ISO 45001) per contribuire a ridurre gli infortuni sul lavoro.
Essendo standard a disposizione di tutte le aziende, è importante sottolineare come questi non definiscano specifici criteri prestazionali, ma principi generali che l’organizzazione deve seguire. Pertanto, un’organizzazione certificata ISO 14001 non è sinonimo di prodotto “green”, bensì indica l’attenzione particolare che l’organizzazione riserva ai propri impatti ambientali e l’impegno costante a minimizzarli.
Ma cosa è in sistema di gestione? Un sistema di gestione è un insieme di regole e procedure definite da una norma che un’organizzazione o azienda può applicare allo scopo di raggiungere obiettivi definiti – può applicare perché la richiesta di certificazione di un sistema di gestione secondo uno standard è volontaria.
Quasi tutte le norme partono promuovendo l’approccio per processi, con l’idea di definirli e farne emergere le interazioni. Una volta definiti i processi, la norma prevede due principi per la gestione degli stessi: il ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act) permette all’organizzazione di assicurare che i propri processi siano adeguatamente dotati di risorse e gestiti, che siano individuate le opportunità di miglioramento e che si agisca di conseguenza, mettendo in atto un ciclo di miglioramento continuo; il risk based thinking permette all’organizzazione di determinare i fattori che potrebbero fare deviare i suoi processi e il suo sistema di gestione per dai risultati pianificati, di mettere in atto controlli preventivi per minimizzare gli effetti negativi e massimizzare le opportunità.
Le norme sono elaborate ed emanate dagli enti di normazione che hanno valenza nazionale (per l’Italia l’UNI), europea (CEN) ed internazionale (ISO). Gli enti di accreditamento autorizzano gli enti di certificazione: in Italia, il soggetto giuridico autorizzato all’accreditamento degli enti di certificazione è Accredia. L’ente di certificazione è, quindi, un ente accreditato che rilascia la certificazione stessa: in Italia esistono oltre 100 enti di certificazione accreditati da Accredia più qualche altra decina accreditati da enti di accreditamento europei.
In termini di vantaggi, un sistema di gestione serve a raggiungere degli obiettivi prefissati e a mettere in atto un circolo virtuoso di «miglioramento continuo». A lato di ciò, la certificazione porta ulteriori vantaggi in termini di:
Visibilità e Opportunità: Oltre che strumento di marketing, un sistema di gestione, specie se certificato, risulta spesso requisito preferenziale per la partecipazione ad appalti pubblici, collaborazione con grandi aziende, accesso a finanziamenti.
Standardizzazione e Replicabilità: un sistema di gestione permette di regolamentare i propri processi aziendali, minimizzando eventuali scostamenti dagli output attesi, alleggerendo così l’imprenditore dal coinvolgimento durante l’intero processo grazie all’identificazione di momenti di controllo chiave.
Esimente: per alcune tematiche specifiche, quali ad esempio la Sicurezza sul Lavoro, un Sistema di Gestione Certificato può essere considerato sistema esimente per la Responsabilità Amministrativa della persona giuridica
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