La pianificazione è una fase cruciale che domina l’intero processo di sviluppo di nuovi progetti e contribuisce a determinarne il successo o il fallimento.
Nell’ambito della gestione aziendale e nello sviluppo di nuovi progetti, molto spesso la fretta di passare direttamente alla fase di realizzazione porta a sottovalutare la fase di pianificazione, e a non dedicarci il tempo necessario. Al contrario, la riuscita di un progetto viene influenzata proprio dalla fase di pianificazione: studi e ricerche attribuiscono alla pianificazione una valenza strategica per il successo del progetto stimata nell’80%, contro un 20% di tutte le altre fasi.
Occorre, quindi, comprendere l’importanza della pianificazione e dello sviluppo di un piano dettagliato che consenta di individuare preventivamente i problemi che sarebbero troppo difficili o troppo onerosi da risolvere in corso d’opera soprattutto quando le risorse impegnate sono numerose e limitate.
Ma cosa si intende per pianificazione?
Il primo requisito per un buon processo di pianificazione è quello di avere una chiara comprensione del contesto e del problema/opportunità che si sta affrontando. Una volta individuato l’ambito di progetto è necessario:
- definire lo scopo, ovvero comprendere cosa si vuole raggiungere e quali sono gli obiettivi;
- pianificare le attività, ovvero i tempi del progetto;
- pianificare le risorse (personale, capitali, attrezzature) anche attraverso un piano dei costi;
- attribuire un titolo del progetto;
- individuare un responsabile;
- definire il registro dei rischi e pianificare le strategie di risposta;
- pianificare le modalità di gestione degli stakeholder.
L’output generato della fase di pianificazione è il Piano di Project Management, che definisce l’approccio e la strategia da seguire per gestire il progetto ed ottenere i risultati per i quali viene avviato.
Ma quali sono i vantaggi della pianificazione?
- Aiuta a definire obiettivi specifici, quantificabili e misurabili, e successivamente a monitorare costantemente il raggiungimento di essi.
- Consente di identificare meglio la rotta da seguire per raggiungere gli obiettivi.
- Consente di fare delle simulazioni più complete al fine di evitare errori costosi in fase di realizzazione e di dover gestire stakeholders insoddisfatti per non aver previsto ed anticipato le criticità del progetto.
- Individua tutte le risorse necessarie per il raggiungimento degli obiettivi confrontandole con quelle disponibili.
- Consente di verificare l’andamento e l’evoluzione del progetto e introdurre eventuali misure correttive.
- Permette di comunicare più facilmente gli obiettivi da raggiungere, in moda da fissare linee guida efficienti e conformi, chiare a tutti i collaboratori del progetto.
Dunque, la pianificazione di per sé non elimina i rischi e le incertezze del futuro, ma permette di definire la direzione da seguire, consentendo di affrontare gli imprevisti in maniera ottimale senza farsi trovare impreparati.
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